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回复审稿人意见,期刊主编的建议这样做!

我们在收到审稿人的审核意见后,如何更好地回复审稿人的意见,是很多作者面临的难题。不要慌,基于两篇文献[1,2]为大家总结一些回复审稿人意见的小技巧,希望能给你一些帮助~

第一篇来自期刊《Vascular Specialist International》主编Seung-Kee Min发表的一篇文章[1],原文题目为“Critical Tips on How to Respond to Peer Reviewers”。

1. 致编辑和审稿人的回信

请在回信的开头对编辑和审稿人表示感谢,并表明你已充分考虑了所有审稿人的意见,概述你针对最重要意见所做的修改、新数据和新分析。之后再列出所有审稿意见。

2. 礼貌且尊重

作为作者,你不必同意审稿人提出的每一个意见,但必须保持礼貌的态度。你可能想吐槽:“我的英语写作能力比你好,你为什么要抱怨我的错别字?”。但你必须这样说:“我们的稿件已由英语母语人士进行了审阅和修改,以期提高可读性(Our manuscript has been reviewed by a native English speaker, and revised to improve readability)”[3]。

不要攻击审稿人,也不要质疑他们的动机、专业水平或智商。如果审稿人不理解某些内容,很可能是因为你没有解释清楚。如果审稿人有这个疑问,读者也可能会有类似疑问[4]。此时需重写有问题的段落,清楚传达你的观点。

请记住,即使审稿人很粗鲁,你也要保持礼貌。但是,如果你认为审稿人有任何利益冲突、恶意或歧视态度,可以另外写信给主编说明。

3. 逐一回复所有审稿人提出的每条意见

要有礼貌,但是不要每条回复中都重复感谢。如果你同意审稿人的意见,请予以肯定并提及你所做的修改。如果你不同意审稿人的意见,请提供合理的解释,说明为什么没有按照建议修改。如果审稿人建议进行额外的工作或实验,请尽可能去做,如果不能,请委婉地解释为什么无法执行这些工作。

4. 突出你做的修改

准确显示出你对稿件做出的修改,这样审稿人无需再翻阅整篇稿件。审稿人意见、你的回复、稿件中所做的具体修改,这三种不同的内容,可使用不同的字体、颜色和缩进,使你所做的修改更加突出。也可以同时显示所修改段落的原始版本和修订版本,以便编辑轻松查看你是如何处理评审意见的。

5. 保持乐观

如果你觉得自己收到了苛刻的评论,请先给自己一些时间消化,然后再尝试回复。在回复之前,请仔细阅读所有意见,不要带着愤怒写信。如果实在不爽,可以先写一封尖锐的回信来发泄你的愤怒,但不要发出去,平息怒气后再写一封更加专业的回复。

如果你发现不同审稿人的意见相互矛盾,请坚持遵循你认为更合适的意见。审稿人是互盲的,他们只有在收到你的回复后,才能查看其他审稿人的意见,之后他们可能会改变最初的想法。

6. 反复检查修订后的论文是否有错误

写一篇好文章的最好方法是反复检查,并让其他合著者帮忙检查。

第二篇来自Jeff Offutt发表的一篇社论[2],原文题目为“How to write an effective “Response to Reviewers” letter”。列举了作者在撰写回复信的“应该做”和“不该做”。

应该做:

  • 要意识到审稿人是志愿者,他们是利用自己的时间来帮助你完善论文。感谢审稿人不仅是出于礼貌,也有助于更好的沟通和产出。

  • 回复每一条评审意见。即使是微不足道的错别字,也应该要承认,这既可以帮你避免遗漏,也可以向审稿人和编辑展示你的严谨。

  • 为方便自己和审稿人查看,对每条意见进行编号会有所帮助。尽可能对评审意见和你的回复使用不同的字体或格式,使回复信更易于阅读和评估。

  • 保持回复简短、直接、切中要害。一句简单的“已完成”也是重要的回应。

  • 勇于承担责任。当评审人的意见有错误时,可以表示是自己表述不清,而导致审稿人误解。

  • 如果有某些你无法修改或不愿修改的地方,请仔细地解释原因。请注意,一些审稿人会将“此更改将花费太多精力”的解释理解为“我太懒了”。还要注意,审稿人可能会把这种回复作为拒稿或再次修改的理由。

  • 确保新的内容突出显示,并告诉审稿人确切位置。完成所有更改后,请务必检查页码,因为新内容所在页码可能会在编辑过程中发生了变化。

  • 多数期刊会将审稿意见和回复发送给所有审稿人。因此,如果两个审稿人意见相左,明确指出来是可以的,但要礼貌地表达。例如,“审稿人2的意见正好相反,所以我们试图通过......来处理”。

  • 在修改过程中,如果你更改了作者,请务必通知编辑。尤其是删除作者时,多数期刊会要求前作者发送一封电子邮件,以确保这种变更是以公开和专业的方式进行的。